Apa itu Microsoft Outlook: Skill Microsoft Office yang Wajib Dimiliki

Tahukah Anda ternyata aplikasi untuk mengirim dan menerima pesan melalui internet tidak hanya Gmail? Ternyata, ada banyak aplikasi email yang sering dijumpai seperti Yahoo, Zoho, Yandek, dan aplikasi email yang cukup menarik perhatian bagi kalangan pebisnis adalah Microsoft Outlook.

Jika dilihat dari kepopulerannya Gmail masih menduduki posisi tertinggi untuk semua aplikasi email. Tapi, tidak menutup kemungkinan jika beberapa tahun ke depan program ini dapat menandingi bahkan mengungguli popularitas produk buatan Google.

Bukan tanpa alasan jika aplikasi ini dapat lebih populer dari Gmail sebab fungsinya bukan hanya mengirim dan menerima pesan email saja lho. Trus, fungsinya apa saja?

Yuk, simak artikel ini untuk lebih tahu lebih lanjut tentang Microsoft Outlook salah satu skill Microsoft Office yang harus Anda miliki dan temukan jawabannya disini!

1. Apa itu Microsoft Outlook

Microsoft Office Outlook atau bisa disebut juga dengan Microsoft Outlook adalah sebuah program Personal Information Manager (PIM).

Namun, Microsoft Outlook digunakan untuk apa selain mengirim, menerima dan membaca pesan email? Nah, program ini juga memiliki fungsi lain seperti kalender, catatan, jurnal dan penjadwalan meeting yang tergabung dalam satu aplikasi.

Untuk penggunaannya, program ini tidak hanya bisa digunakan untuk individu tetapi juga bisa multi-pengguna. Aplikasi ini juga sudah tersedia untuk platform seluler, yaitu Android dan iOS.

Pada bulan Maret 2020 lalu, Microsoft secara resmi mengumumkan peluncuran serangkaian fitur baru guna menarik perhatian pelangganan bisnis. Hal ini bertujuan untuk memudahkan pekerjaan dalam suatu organisasi, dan memotivasi mereka untuk memilih Microsoft sebagai platform obrolan perusahaan.

Melansir dari indeed, Microsoft Outlook menjadi salah satu dari 16  platform email klien terbaik untuk pekerjaan. Sehingga, tak jarang perusahaan memberikan kualifikasi bagi calon pegawainya untuk memiliki salah satu dari skill Microsoft Office ini.

2. Fungsi Microsoft Outlook

Setiap produk yang dikeluarkan oleh Microsoft Office tentunya memiliki fungsinya masing-masing. Seperti halnya Word yang berfungsi untuk membuat, mengedit, memformat, hingga mencetak dokumen. Excel yang berfungsi untuk membuat, mengedit, menganalisa, dan meringkas data. 

Nah, untuk Microsoft Outlook memiliki fungsi utama untuk membaca, mengirim, dan menerima pesan email secara cepat dan efisien. Namun, disisi lain, terdapat fungsi lain yang belum Anda ketahui seperti penjadwalan meeting, catatan kerja, dan lainnya. Berikut ini beberapa fungsi lainnya, yaitu:

1. Mengakses email secara offline

2. Mengelola acara dan mengatur jadwal

3. Mengatur pengingat agar pengguna tetap terorganisir

4. Melakukan pencadangan email di PC

5. Membuat dan mengatur Address book

6. Mengirim email dengan cepat

3. Manfaat Microsoft Outlook Bagi Anda

Setelah membahas mengenai banyaknya fungsi dari Microsoft Outlook,  tentunya berimbas pada besarnya manfaat dari program tersebut. Program ini biasanya digunakan pada dunia Pendidikan hingga bisnis.

Adapun beberapa manfaat diantaranya mendapatkan pesan yang terorganisasi dengan baik, fitur kalender yang tertata, dan membantu meningkatkan produktivitas kerja. Untuk penjelasan yang lebih detailnya bisa disimak dibawah ini:

1. Mendapatkan pesan yang terorganisasi dengan baik

Anda dapat mengakses pesan atau lampiranya lainnya dalam satu tempat. Hal ini dikarenakan, program ini memakai struktur folder agar pesan dapat terorganisasi dengan efisien.

Selain itu, Microsoft Outlook memungkinkan sinkronisasi data dengan perangkat lainnya, sehingga Anda dapat mengakses email, kalender, dan kontak dari mana saja.

2. Fitur Kalender yang Tertata

Memiliki fitur kalender yang lengkap, sehingga membantu Anda untuk mengatur jadwal, mengatur pertemuan, dan mengelola acara dengan lebih terstuktur.

Anda dapat mengatur pertemuan rapat dengan rekan lain dengan menggunakan tampilan bulan, mingguan, atau hari untuk mengatur pertemua yang akan datang.

3. Meningkatkan Produktivitas Kerja

Setelah membahas beberapa manfaat dari Microsoft Outlook, bukan tidak mungkin jika perusahaan memilih menggunakan program ini sebagai media perantara mereka dengan client. Sebab, program ini membantu Anda mengatur dan mengelola tugas-tugas harian secara lebih efektif sehingga dapat meningkat produktivitas kerja Anda

4. Plus dan Minus Microsoft Outlook

Setiap aplikasi memiliki plus dan minusnya masing-masing dan begitu juga dengan Microsoft Outlook. Untuk poin plusnya, pastinya sudah tidak diragukan lagi jika aplikasi ini memiliki banyak kelebihan karena program ini memberikan banyak keuntungannya bagi Anda.

Berikut plus dan minus dari program tersebut:

1. Plus

- Kalender yang terintegrasi

- Sinkronisasi antar perangkat

- Terintegrasi dengan Microsot Office

- Dapat diakses secara offline

- Tampilan yang user-friendly

- Memiliki kapasitas One Drive secara gratis sebesar 5GB (bisa ditambah sebesar 1 TB)

- Fitur keamanan yang kuat

- Dapat memisahkan email yang masuk sesuai kategori yang diinginkan dan menghindari spam

- Dapat digunakan di smartphone

2. Minus

Terdapat 2 opsi bagi Anda jika ingin menggunakan Microsoft Outlook, yaitu versi gratis dan berbayar. Tentu kedua opsi tersebut memiliki perbedaannya masing-masing.

Anda bisa menggunakan versi gratis, tetapi dengan kendala bahwa fitur yang diberikan cukup terbatas dan penyimpanan OneDrive hanya dibekali 5GB saja.

Jika Anda menggunakan versi berbayar, maka Anda akan mendapatkan fitur-fitur premium dengan kapasitas penyimpanan OneDrive sebesar 1 TB.

Jadi, kamu bebas memilih opsi mana yang mau digunakan ya

5. Fitur-fitur Utama Microsoft Outlook yang Sering Digunakan

Alasan bagi mereka yang sebelumnya sudah menggunakan Microsoft Outlook pastinya tidak terlepas dari fitur-fitur yang ditawarkan.

Terdapat beberapa fitur utama yang dapat Anda gunakan dalam Micosoft Outlook, yaitu:

1. Mail

Program ini menyediakan fitur lengkap untuk membaca, mengirim, menerima, dan mengelola email dengan mudah. Anda dapat mengatur email, menyaring pesan, dan membuka email dalam keadaan offline.

2. Task dan Calender

Fitur ini membantu Anda untuk mengatur tugas-tugas harian, serta memberikan pengingat untuk deadline atau tugas yang harus diselesaikan.

3. Contact

Fitur ini memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengelola daftar kontak, membuat group, hingga berbagi kontak dengan rekan kerja.

4. Notes

Fitur ini juga bisa dijadikan catatan pribadi bagi Anda secara digital, dan bisa juga dijadikan pengingat.

Glow Up Skill Microsoft Office Anda dengan Training IT di Graha Karya Informasi

Microsoft Outlook menjadi salah satu keahlian yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tetapi tidak cukup satu skill itu saja lho untuk bisa masuk di dunia kerja. Dilansir dari versitas, ada lima skill Microsoft Office teratas yang dibutuhkan oleh jobseeker yaitu Excel, Word, Outlook, Power Point, dan Access.

Graha Karya Informasi sebagai tempat penyedia berbagai Training IT salah satunya adalah Microsoft Training. Anda bisa dengan mudah untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan Anda di dunia Microsoft dengan mengikuti pelatihan tersebut. 

Yuk, glow up skill Anda melalui Pelatihan IT kami di:

Email : sales@grahakarya.com

Telp : (021) 51000082

Temukan informasi lainnya mengenai tips dan trik teknologi disini!