Apa Itu IT Outsourcing dan Apa Tantangannya Bagi Perusahaan

IT Outsourcing adalah proses alih daya kebutuhan IT suatu organisasi kepada pihak ketiga. Istilah "Outsourcing" mengacu pada pengalihan proses bisnis, fungsi atau layanan dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Dalam hal ini, departemen TI kamu yang dialihdayakan!

Melansir dari webopedia, IT Outsourcing adalah penggunaan sumber daya eksternal dengan mensubkontrakan semua atau beberapa fungsi teknologi Informasi (TI) yang dibutuhkan oleh bisnis.

Keuntungan utama menggunakan IT Outsourcing adalah kamu dapat fokus pada aktivitas bisnis inti tanpa harus mengkhawatirkan pemeliharaan dan peningkatan infrastruktur teknologi.

Ini juga memungkinkan kamu menghemat uang dengan mengurangi biaya yang terkait dengan mempekerjakan karyawan baru dan membayar gaji mereka (yang dapat bertambah dengan cepat).

1. Manfaat IT Outsourcing

IT outsourcing dapat membantu kamu menghemat uang dalam beberapa cara. Pertama, outsourcing memungkinkan perusahaan kamu untuk fokus pada kompetensi inti sambil mengalihdayakan fungsi non-inti seperti manajemen perangkat keras dan pengembangan perangkat lunak. Ini membebaskan sumber daya yang dapat digunakan di tempat lain di perusahaan Anda sehingga memungkinkan perusahaan kamu tumbuh lebih cepat daripada jika semua pekerjaan ini dilakukan secara internal. 

IT outsourcing juga mengurangi biaya overhead dengan menghilangkan kebutuhan akan departemen TI internal dan gaji terkait, paket tunjangan, dan pembelian peralatan (misalnya, komputer). Outsourcing juga memungkinkan perusahaan yang memiliki anggaran terbatas mengakses layanan berkualitas tinggi dengan tarif lebih rendah daripada yang akan mereka bayarkan jika mereka mempekerjakan karyawan penuh waktu di dalam organisasi mereka sendiri.

2. Tantangan IT Outsourcing

IT outsourcing dapat menjadi cara yang bagus untuk menghemat uang dan waktu, tetapi ada beberapa tantangan yang harus kamu waspadai.

- Kurangnya Kontrol

Saat kamu menggunakan IT Outsourcing, penting untuk diingat bahwa kamu tidak lagi memiliki kendali penuh atas apa yang terjadi dengan data atau teknologi di perusahaan Anda. Jika ada yang tidak beres dengan situs web Anda atau sistem lain, kemungkinan akan memakan waktu lebih lama dari biasanya bagi seseorang dari perusahaan vendor untuk memperbaiki masalah karena mereka berada di tempat lain (dan mungkin berbicara bahasa lain). Ini dapat menimbulkan rasa frustasi di kalangan karyawan yang mengandalkan alat ini setiap hari di tempat kerja.

Melansir dari Time Doctor, solusi dari permasalahan ini adalah carilah penyedia layanan yang dapat kamu percaya dan memungkinkan untuk kamu melakukan kontrol atas proses outsourcing kamu.

Baca Juga : Pengertiaan dan Perbedaan PKWT dan PKWTT?

- Risiko Keamanan

Masalah lainnya adalah risiko keamanan -- jika seseorang meretas server eksternal yang berisi informasi sensitif seperti nomor jaminan sosial atau rekam medis, maka file tersebut dapat bocor ke situs web publik di mana siapa pun dapat menemukannya tanpa izin dari siapa pun yang memilikinya. Ini dapat berujung kepada masalah pencurian identitas yang tidak diinginkan siapa pun!

3. Tips Memilih Mitra IT Outsourcing

Untuk memilih mitra IT outsourcing yang tepat, kamu perlu memahami kebutuhan perusahaan kamu dan kemudian meneliti calon mitra. Setelah Anda mempersempit daftar calon penyedia, evaluasi rekam jejak mereka dan periksa sertifikasi mereka. Dapatkan referensi dari klien sebelumnya, serta kontrak apa pun yang telah mereka tandatangani dengan perusahaan lain di industri kamu.

Terakhir, minta kontrak yang menguraikan berapa biaya untuk setiap tugas selama setiap fase proyek (misalnya, pengembangan dan pemeliharaan).

4. Praktik Terbaik untuk IT Outsourcing

- Kembangkan rencana yang jelas.

Sebelum kamu memulai outsourcing, penting untuk memiliki gagasan yang jelas tentang apa yang kamu inginkan dari hubungan tersebut. Ini termasuk menentukan sasaran kamu, menetapkan metrik kinerja, dan memantaunya secara teratur (dan membuat penyesuaian sesuai kebutuhan), memanfaatkan otomatisasi jika memungkinkan, dan memastikan tindakan keamanan diterapkan untuk melindungi data sensitif.

- Tetapkan tujuan

Dalam hal outsourcing TI, ada banyak cara untuk melakukannya--tetapi satu hal yang pasti: kamu perlu mengetahui apa tujuan Anda sebelum mulai bekerja dengan perusahaan luar atau kontraktor individu. Misalnya, jika tujuannya hanya "menyelesaikan sesuatu", mungkin masuk akal bagi seseorang yang memiliki pengalaman bekerja dari jarak jauh dengan klien di seluruh dunia; namun jika ada pekerjaan yang lebih spesifik yang sedang dilakukan seperti pengembangan maka mempekerjakan secara lokal mungkin lebih disukai karena mereka dapat dengan mudah berkomunikasi secara langsung satu sama lain bila diperlukan daripada semuanya melalui email yang dapat menyebabkan penundaan karena miskomunikasi antara pihak yang terlibat ( misalnya, pengembang tidak memahami persyaratan dengan benar).

5. Jenis Umum IT Outsourcing

Ada banyak jenis outsourcing TI, tetapi yang paling umum adalah sebagai berikut:

- Pengembangan aplikasi 

Jenis pekerjaan ini melibatkan pembuatan perangkat lunak baru atau memodifikasi program yang ada untuk memenuhi kebutuhan kamu. 

- Manajemen infrastruktur 

Jenis ini mengacu pada pengelolaan infrastruktur jaringan kamu, termasuk server dan perangkat keras lainnya. Pengalihdayaan proses bisnis melibatkan penyerahan proses bisnis tertentu (seperti SDM) ke perusahaan eksternal sehingga kamu tidak perlu menghabiskan waktu untuk itu sendiri. 

- Manajemen data 

Merujuk secara khusus untuk menyimpan dan mengamankan data dan bukan hanya tentang membuat backup. 

- Komputasi awan (cloud computing)

Artinya menggunakan server jarak jauh yang dihosting oleh pihak ketiga dibanding membangun infrastruktur Anda sendiri di perusahaan Ada; ini bisa lebih murah daripada membeli sendiri semua mesin itu, tetapi ini juga memiliki beberapa risiko (misalnya keamanan). 

- Layanan keamanan 

Pekerjaan ini mencakup hal-hal seperti instalasi/pemeliharaan firewall atau langganan perangkat lunak pemindaian virus.

Baca Juga : Yuk, Kenal Lebih Dekat dengan Outsourcing

6. Bagaimana Mengukur Kesuksesan IT Outsourcing

Untuk mengukur keberhasilan strategi outsourcing TI kamu, kamu perlu menentukan hal apa yang menjadi tolak ukur kesuksesan yang kamu inginkan. Ini mungkin berbeda untuk setiap perusahaan dan akan tergantung pada tujuan dan sasaran kamu. Misalnya:

1.      Apakah kamu ingin mengurangi biaya?

2.      Apakah kamu ingin lebih banyak waktu dalam sehari?

3.      Apakah jaminan kualitas lebih penting daripada penghematan biaya?

Setelah kamu menentukan metrik apa yang paling penting bagi bisnis kamu, saatnya untuk mulai memantaunya secara rutin sehingga setiap perubahan dapat ditangani dengan cepat sebelum menjadi masalah.

Itulah yang pemaparan yang dapat Graha Karya Informasi sampaikan mengenai IT Outsourcing

Ada beberapa tantangan yang ada IT Outsourcing dan carilah penyedia layanan Outsourcing yang dapat dipercaya dan melakukan kontrol Outsourcing kamu.

Kalau kamu tertarik kerja dengan sistem ini, kamu bisa menghubungi di : 

Email : sales@grahakarya.com

Telpon : (021)51000082